私なりの、業務上のPCメールが大量に届く環境における、２つの“しない”こと
一日に、何十件、何百件、のメール受信するような環境においては、
メールを気にしているとなかなか仕事になりません。
かといって、メールが来ていることを全く認識しないことも仕事上問題になる、
そんなときに有効だと思われる、私なりの方法について書きます。
大は小をかねるので、業務上のPCメールが少ない環境だったとしても
有効と思います。
今仕事で使っているメーラーがoutlookなので
これから書く内容は、たとえとしてoutlookでの説明を書いてますが、
メーラーは変われど、考え方は同じになります。
よく見聞きする方法としては
・メールは一日中に一回もしくは数回しかみない！とか
・決まった時間にしかみない！とか
あります。
これらが間違いなんてことは無いと思いますが、
私の方法はこれらとは違います。
冒頭にも書きましたが、ふたつの【しない】を実践します。
通知しない。
振り分けしない。
ひとつめ、通知しない。
最近のoutlookであればメールを受信すると
うっすらとデスクトップ通知と呼ばれるポップアップの通知が
右下あたりに出ると思うのですが、
メールの多い環境だと、しょっちゅうこのポップアップが
出たり消えたりを繰り返すので結構気になるため、
私はこの機能をオフにしています。
受信メールの通知をオフにする代わりに、
メーラーの受信ボックスを開いておきます。
受信ボックスの行の動きでメールの着信が分かるうえ、
連続でメールを受信しても、すぐに通知が消えてしまうデスクトップ通知とは違い、
直近の何件かは、表示され続けるので、きちんと件名等を確認できます。
ふたつめ。振り分けしない。
メールが多いと様々な種類のメールが来ていると思います。
いつもやりとりしてる人からのメールはもちろん、
ときには、はじめての人からメールが来ることもあるでしょう。
システムから機械的に送られてくるメールも
最近は種類も数も多くなっていると思います。
振り分けは一見整理されているようにみえますが
まず振り分け設定が面倒です。
また振り分けされたメールのフォルダに見に行く手間も増えます。
さらに、振り分け設定しても、ほぼ必ずあるのが
振り分け想定外のメールです。
もともと振り分け設定してない種類のものだったり、
振り分けてはいるが意図しない処理になって意図しないフォルダに入ってしまっていたり、
はじめての人からのメールの場合は、完全に振り分け設定をスルーしてしまったり、
せっかく振り分け設定しても完全でないうえ、
振り分けのメンテナンスも面倒だったりします。
振り分けていて、たまにありませんか？
このメールはこの振り分けフォルダに入るはず、と思っていたが、
うまく振り分けられてなくて気づかなかったこと。
振り分けは便利なようで不便です。
それならもう全く振り分けしないでいいではないかと。
SNSのタイムラインのように
すべての内容を同じ場所に受信日時ごとに
ダーーッとそのまま受信してしまう。
で、さーーっとみていく。必要なものは開く。
このシンプルがいちばん漏れもなかったりします。
ただ、振り分けなしに、ごちゃまぜだと
過去のメールを探すときに、ずいぶん下までスクロールしなきゃならなくて
不便かも？と思われるかもしれません。
すべてのメールの件名に目をやるわけですから、
振り分けしている場合と比べれば、たしかに手間になると思います。
が、見るといっても件名だけなら、ただ下にスクロールしていくだけですし、
それだけで、漏れなくすべてのメールの受信状況を確認できると思えば、
よくないです？
あと、振り分けどうしてもしたいなら
受信メールをチェックしたものだけ、選択して振り分けをかける、
という方法があるといいます。
どうしても、振り分けたくて仕方ない人はそうするといいのでは。
ただ私はこれも面倒なのでやってませんが（笑）
以上が、私なりの、業務上のPCメールが大量に届く環境における、
２つの“しない”こと、でした。
これをきっかけに、
自分に最適な、大量の受信メールとの付き合い方、
考えてみてくださいね。